Dibakar Ghosh · 2025-01-08

将ChatGPT转变为项目管理系统

摘要

本文介绍了一种创新方法，通过利用ChatGPT的自定义指令和记忆功能，将其转变为一个基本的轻量级项目管理系统。作者详细阐述了具体的操作步骤，包括如何设置自定义指令、使用记忆功能跨会话保存任务、以及如何组织和跟踪项目进度。尽管在提醒功能方面存在局限性，但这种方法为没有复杂项目管理软件需求的用户提供了一个灵活且易用的替代方案。

内容框架与概述

文章首先指出了一个普遍存在的问题：许多用户使用AI聊天机器人进行头脑风暴和创建日程，但将这些数据转移到待办事项列表或日历中常常令人沮丧。作者提出，如果ChatGPT能够同时作为项目管理系统，将大大提高工作效率。

接着，文章详细介绍了实现这一目标的核心功能——自定义指令和记忆功能。记忆功能允许ChatGPT跨越不同的聊天会话保存任务和项目信息，而自定义指令则使ChatGPT能够以结构化的方式组织和追踪这些任务。作者提供了具体的自定义指令示例，说明了如何让ChatGPT在项目管理模式下按照任务状态（未开始、进行中、已完成、搁置）来分类和展示任务。

文章还介绍了实际使用流程，包括如何触发项目管理模式、如何进行"思维倾倒"来记录所有计划中的项目、以及如何获取和修改进行中项目的数据。作者建议用户每周至少清理一次"已完成"任务，以保持任务列表的整洁。

最后，文章坦诚地指出了这一方法的关键缺陷——ChatGPT缺乏设置提醒的功能。作者提供了创造性的解决方案：请求ChatGPT生成ICS文件，将任务转换为日历事件，然后导入到日历应用中设置提醒。文章总结认为，虽然ChatGPT无法与Trello等专业项目管理工具相比，但它展示了通过创造性思考利用大型语言模型创造个性化工具的潜力。

核心概念及解读

自定义指令：这是ChatGPT的一项强大功能，允许用户预设特定的行为规则和响应模式。在项目管理场景中，自定义指令可以确保ChatGPT在保存项目时询问必要的详细信息（如描述、截止日期和当前状态），并在用户说"打开项目管理模式"时按特定格式组织展示所有项目。这种预设的行为模式使ChatGPT能够以预测性和结构化的方式响应用户需求。

记忆功能：ChatGPT的记忆功能使其能够跨聊天会话保存和检索信息，这对于项目管理至关重要。用户可以在一个聊天会话中添加任务，而在另一个会话中查看和修改这些任务。这种持久化存储能力使ChatGPT从简单的对话工具转变为具有一定数据管理能力的系统。

项目管理模式：这是通过自定义指令创建的特定工作状态。当用户触发这一模式时，ChatGPT会检查记忆中保存的所有项目，并按照预设的状态分类（未开始、进行中、已完成、搁置）进行展示。这种模式化的组织方式使用户能够快速了解项目进展，并进行针对性的操作。

思维倾倒：这是一种高效的任务录入方法，用户可以一次性将所有计划中的项目或任务告诉ChatGPT，而不必担心格式或完整性。ChatGPT会处理这些输入，提示补充缺失的细节，并将结构化后的任务信息保存到记忆中。这种方法降低了任务录入的认知负担。

ICS文件解决方案：这是针对ChatGPT缺乏提醒功能的创造性解决方案。通过请求ChatGPT生成ICS（iCalendar）文件，用户可以将任务转换为标准的日历事件格式，然后导入到支持提醒的日历应用中。这种方法虽然需要在两个平台间管理任务，但对于依赖提醒工作流程的用户来说是一个实用的折中方案。