关于时间管理

在几条评论的催促下，我终于决定在此写下我对时间管理的一些想法。事实上，我已经起草这个主题有一段时间了，但我很快意识到我自己在时间管理方面的经验仍在很大程度上处于完善之中（你应该看看我积压的需要撰写的论文），而且我对这个主题还没有形成连贯或明确的理念（除了我的论文写作建议，例如我的快速原型页面）。此外，我只能谈论我自己的个人经历，这些经历可能不适用于所有性格类型或工作情况，不过读者或许愿意在评论中分享他们自己的想法、经历或建议。[我还应该补充一点，我并不总是遵循自己关于这些事情的建议，这常常让我后悔。]

不过，我或许可以提出一些没有组织的评论。首先，我非常幸运能有一些优秀的合作者，他们为我们的联合论文付出了大量努力；例如，最近出现在这个博客上的许多论文在很大程度上是由合著者处理的。一般来说，我发现合作撰写的论文比独立撰写的论文花费的时间更长，但每位作者付出的净努力要少得多（而且写作质量更高）。此外，我发现我可以同时处理许多联合论文（因为球常常在另一位合著者那边，或者等待其他一些进展），但一次只能处理一篇独立撰写的论文。

[出于与学术日历相关的某些原因，这些论文中有很多是在夏天完成的，比一年中任何其他时间都多，但其中许多项目实际上已经酝酿了相当长一段时间。（例如，很快就会有一篇我们已经合作了三四年的联合论文发表；而且我从大约 2000 年开始就断断续续地（大部分时间是断）思考波映射问题的全局正则性问题。）所以每周发布一篇论文并不意味着构思和撰写一篇论文所需的时间是一周；事实上，有一个相当长的发展流程，大部分是在公众视野之外发生的。]

另一件事是，我进行任何严肃数学的能力每天都有很大的波动；有时我可以集中精力思考一个问题一小时，有时我感觉已经准备好键入我或我的合著者已经写好的草图的完整细节，而其他时候，我只觉得自己有资格回复电子邮件和处理杂事，或者只是去散步甚至小睡。我发现根据这种波动来组织我的时间非常有帮助：例如，如果我有一个空闲的下午，并且感到有灵感这样做，我可能会关上办公室的门，关闭互联网，开始键入一篇拖延已久的论文；如果没灵感，我就去处理一周积压的电子邮件、审阅一篇论文、撰写一篇博文，或者做任何似乎适合我当前精力和热情水平的事情。幸运的是，在数学领域，很大一部分工作（明显的例外是教学，你必须围绕它来安排时间表）可以以这种方式灵活地从一个时间段移动到另一个时间段。[由此得出的一个推论是，你应该在任务变得如此紧急以至于必须立即完成之前处理它们，从而不打乱你的时间灵活性。]

在这里，能够诚实准确地评估你对未来某个时间段（例如，当天的剩余时间）的工作潜力（这是你的位置、当前动力和精力水平、即将到来的职责和承诺、资源的可用性以及预期的干扰程度的函数）非常有帮助：对你能实现的目标过于自信或过于不自信都会导致承担过多或过少你无法妥善处理的工作，这两种情况都会导致效率低下（我通过亲身经历学到了这两个方面）。

虽然我的“待办事项”清单上有大量不同复杂性、难度和长度的事情，但对于任何需要专注思考的任务，我都会尽量全身心投入，推迟或排除其他一切；我发现多任务处理只在所有任务都不需要我超过一小部分注意力时才有效（特别是，当我没有灵感去做任何特定的任务时，它似乎最有效）。很多时候，完成这些任务所需的时间比我有精力、时间或耐心去做的要长，在这种情况下，就必须找到一个自然的“断点”（例如，在撰写中的论文中证明一个关键引理，或者写下一个在谈话、黑板或草稿纸上刚出现的想法的完整草图），这样就可以安全地将任务搁置一会并忘记它，并且稍后能够恢复工作而不会迷失方向。要避免的是在任务只完成了一部分而没有任何好的“收尾”时就放弃它；这样它要么丢失，要么压在心头，让你无法完全思考其他事情，要么在你再次拿起它时必须从更早的地方重新开始。但是，你不必在每个任务到来时都将其完全完成，只要稍后可以重新开始即可。一个平庸的例子：当我开始写实体信件时（通常优先级较低，当我感觉还没有准备好进行严肃的数学工作时），我把它们打出来，打印出来，装入信封，然后放在我的“发件”托盘中，但我通常不会寄出它们（或处理我发件托盘中的任何其他文书工作），直到它们堆积起来并且我没有更好的事情可做时，这时我才会出去一次性处理所有这些事情。[我发现做这件事的一个特别好的时间是我的电脑需要重启或以某种方式不易使用时。]

更一般地说，需要较少注意力的任务，如果可能，似乎最好成批处理；而需要大量注意力的任务，似乎最好单独处理，并尽可能减少干扰。

与“收尾”的观点相关的是，最好能够将一个极长的任务分解成更小、自成体系的任务，理想情况下，每个任务都有其自身的即时“回报”。举一个例子：我怀疑如果我决定写一篇巨大的文章或专著而不是 19 篇相当易于管理和自成体系的短篇文章，我是否会尝试写出（更不用说完成）相当于我的 19 篇左右的内容。（提前宣布这些讲座并建立一些势头，以阻止自己中途放弃这个项目，也起到了一点“把自己逼入绝境”的作用。）

[现代文本编辑器，包括这个博客上的编辑器，有一个非常好的地方是，它非常容易在某个中间阶段保存草稿，稍后充实或润饰它，这极大地帮助了通过将撰写长篇论文的任务分解成一系列小得多的任务（如上所述）来完成这项任务。我对电脑时代以前的数学家印象深刻，他们能够一丝不苟地写出高质量的论文甚至书籍；即使有很好的秘书支持，我也会发现自己很难做到这一点。]

投入大量的时间和精力来学习任何你将来可能会反复使用的技能，也是很有道理的。在数学中，一个很好的例子是 LaTeX：如果你打算写很多论文，那么超越仅仅能勉强凑合写论文所需的最低限度技能，去认真学习如何制作表格、图形、数组等是有意义的。最近我一直在尝试使用预先录制的宏来用几次按键键入一段标准的 LaTeX 代码（例如 \begin{theorem} $\ldots$ \end{theorem} \begin{proof} $\ldots$ \end{proof}）；每次实际节省的时间可能很少，但随着时间的推移，它无疑会累积起来，而且无论如何，感觉上你在提高效率，这对士气有好处（当撰写长篇论文时这变得很重要）。

在许多情况下，在战术上推迟、延迟、委托或拖延任何给定任务，转而在其间处理其他事情是合理的；并非所有事情都同等重要，而且如果一个人等到自己的技能变得更强，或者等到发生其他事件从而降低了该任务的重要性或需求时，给定的任务实际上可能会变得更容易（并以更好的方式完成）。例如，我目前的[某某文章]已经被推迟了好几年，这让我个人感到非常沮丧，但回想起来，我可以看到让这些论文搁置一段时间实际上是个好主意，因为我最初构想的项目是一个技术上的噩梦，在能够以相对文明的方式解决它之前，确实有必要等待该领域的技术和理解有所提高。[也许这篇关于时间管理本身的也算是一个例子。这个博客中还隐藏着一些其他草稿文章，我当时觉得它们不太奏效，正在等待进一步的灵感来完成。似乎并非所有文章的想法或主题都能必然带来一个可行的最终产品；参见“使用废纸篓”。]

我的最后一个建议是选择某种组织系统并真正努力坚持下去；一个敷衍了事的系统可能比根本没有系统还要糟糕。[由此得出的一个推论是，不要试图“从零开始”建立一个你不太可能忠实遵循的过于雄心勃勃的系统；最好让这样的系统随着时间的推移而演变。] 我有我自己的系统，涉及一个与我的笔记本电脑、我的电子邮件帐户、我办公室里的一些“收件箱”、“发件箱”和其他指定位置以及一个“预留”黑板同步的 PDA，这个系统可能只有我自己才能完全理解，而且我认为我甚至无法在这里适当地解释它，但我现在已经习惯了它，而且它似乎运转得相当好（不过我真希望没有人会擦掉那个黑板！）。然而，系统的选择可能是一个非常私人的问题，我无法就什么最适合除了我自己以外的任何人提出建议。但我确实发现这样的系统释放了大量的记忆空间；如果我不必担心周二下午 3 点我应该做什么，或者为了目的 A、B 和 C 需要在 X、Y 和 Z 上完成哪些工作，我就可以将更多的注意力投入到试图理解一个数学论证，或证明一个棘手的引理，或任何我需要处理的其他事情上。[我还发现能够从我的组织系统中物理地划掉一个项目在心理上是令人满足的，当一个人在其他方面感到没有灵感处理某事时，这可以成为一个有用的动力。] 另一方面，一个人不应该对这样的系统过于痴迷；根据经验法则，我会说将你高效时间的 1-5% 用于时间管理，将 95-99% 的高效时间用于实际工作。

哦，还有一个最后的免责声明：有时应该放弃自己的规则，允许意外的惊喜。例如，有很多次我计划在午餐时间工作（随便吃点东西），却被同事或访客打断，一起出去吃饭。通常情况下，那顿午餐（无论是数学上还是其他方面）我收获的比在办公室里要多得多，尽管不是以我预期的那种方式。而且，它也更令人愉快。（在会议上跳过演讲（或完全跳过会议）而去写自己的论文等情况也类似。）