将低强度任务批量处理

尝试做许多事情比将力量集中在一件事情上要容易得多。 — 昆体良

工作中面临的任务大致可以分为两类：

“高强度"任务，这些任务复杂且需要你全神贯注（例如撰写研究论文；准备课程或演讲；撰写冗长、详细且谨慎的电子邮件；思考数学问题；阅读研究论文或文本），以及

“低强度"任务，这些任务是常规性的（但可能耗时）且不需要太多脑力（例如填写文书工作；教授已经准备好的课程或进行演讲；撰写简短的电子邮件回复；差事和约会；阅读电子邮件或浏览网页）。

处理高强度任务需要与低强度任务相当不同的思维"模式”。（例如，我发现通常需要半小时左右不间断的思考才能完全专注于数学问题，将所有相关背景知识了然于心。）为了减少从一种"模式"转换到另一种模式所带来的精神疲劳，我发现将类似的低强度任务批量处理，并在时间（或空间）上与高强度任务分开是很有用的。

基于时间的批量处理

例如，你可以专门安排一段时间来清理大量"琐碎"任务。将所有"分散注意力"的任务（例如办公时间和其他约会）安排在同一天；尝试将教学日集中在一起；等等。（例如，我发现连续教授两个大班微积分课程（例如上午9点和10点）与教授两个不同的课程，或在非常不同的时间教授同一门课程相比，在课程准备时间上节省了大量时间（同时也节省了脑力）。）

基于空间的批量处理

人们也可以在空间上以及时间上进行这种划分。例如，在跟踪文书工作方面，我办公室的一小部分区域用于存放"重要"的表格和记录，这些文件我将来很可能需要再次处理，而办公室另一部分的较大区域则用于存放"平凡"的文书工作，这些文件将来再次需要的概率较低（但非零）。我不太整理或归档后一类文件，因为我很少需要从中检索文件；它们往往会堆积成堆，我每隔几个月左右会整理一次（并且大部分丢弃）。（但我确实努力保持"重要"表格相对有序，并且不让它们被数量大得多的"平凡"表格所杂乱。）

在某种程度上类似的方式中，可以设置一个"外发"托盘用于低优先级的实体邮件，然后一次性全部寄出，而不是一天内多次往返办公室邮件室。（当然，在这样做的时候，这也是检查邮箱或任何其他需要在部门内走动完成的任务的好时机。）

“五分钟任务"清单

以另一种类似的方式，我发现将"五分钟任务"的常设清单保留在黑板上很有用，这些任务是低优先级的，但不需要太多时间或脑力来执行（尽管有些严格来说可能超过五分钟门槛），并且当你日程中有短暂休息且只有中等程度的脑力和动力时，很适合执行。例子包括：

检查次要电子邮件账户、文件夹或实体邮箱，这些不是必须持续监控的时间敏感事项
更新你的简历、你的某个网页或社交媒体资料的某些方面
整理办公室、电脑、手机或在线组织工具的某些方面
执行次要行政任务，如安排会议或上传表格

我发现一旦有了这样的常设清单，它也可以用作"倾倒场”，用于存放那些突然意识到必须在某个时候完成，但由于某种原因不倾向于立即完成的短期任务。当最终有适当的时间时，可以从清单中划掉这些任务，我个人发现这是一种令人满意的体验。

电子邮件和网页批量处理策略

关于电子邮件，流水线方法似乎很有效：等到邮件积累起来，然后：

第一遍删除垃圾邮件
第二遍处理容易处理的电子邮件（需要阅读一次然后丢弃或归档的邮件，或需要非常简短回复的邮件，或推入某种"待处理"文件夹的邮件）
处理一封或多封需要较长回复的电子邮件，如果你觉得这是适当的时间这样做的话

如果你喜欢在一天中浏览多个网站，我建议使用信息聚合器（我以前使用Google Reader，直到它停止服务），这样你可以一次性完成所有浏览，这样它们就不会分散你对其他任务的注意力。

将低强度任务用作休息

如果有一批既低强度又低优先级的任务，那么最好将它们放在一边，直到你真的需要从更高强度的工作中休息一下；例如，如果我在研究中遇到障碍感到过于沮丧，我发现这是去做一些积累的差事或文书工作的好时机，甚至只是赶上电子邮件和网页浏览。手头有一些这种性质的简单任务，就可以在创造力恢复之前，以相当高效的方式消磨时间。

重要注意事项

请注意，批量处理仅适用于低强度任务。高强度任务需要如此多的专注力，并且会耗尽如此多的精神耐力，以至于将这种活动与其他低强度或高强度任务混合可能会适得其反或分散注意力。